Grenzüberschreitende Verwendung deutscher Notarurkunden
Von einem deutschen Notar errichtete Urkunden (Vollmachten, Testamente, Erbverträge, Ehe- und Lebenspartnerschaftsverträge usw.) können in Deutschland aufgrund des auf ihnen angebrachten Notarsiegels frei zirkulieren. Soll eine deutsche Notarurkunde dagegen im Ausland vorgelegt werden, gelten in aller Regel zusätzliche Anforderungen, damit auch ein ausländisches Gericht oder eine ausländische Behörde darauf vertrauen kann, dass es sich um eine echte öffentliche Urkunde handelt. Dieser gesteigerte Echtheitsnachweis wird – je nach Empfängerland – durch die Apostille (dazu Ziffer 2.) oder durch die Legalisation (dazu Ziffer 3.) erbracht. Im Einzelnen:
1. Befreiung von Apostille und Legalisation aufgrund bilateraler Abkommen
Eine Ausnahme vom gesteigerten Echtheitsnachweis gilt für folgende Länder:
a) Dänemark
b) Frankreich
c) Italien
d) Österreich
In diesen vier Ländern können deutsche Notarurkunden aufgrund bilateraler Übereinkommen in gleicher Weise vorgelegt werden wie in ihrem Ursprungsland Deutschland. Apostille oder Legalisation sind bei der Vorlage deutscher Notarurkunden in diesen vier Ländern nicht erforderlich.
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Beispiel: Ein in Köln lebendes deutsch-französisches Paar beabsichtigt, einen Ehevertrag zur Regelung seiner Vermögensverhältnisse zu errichten. Anschließend soll der Ehevertrag beim französischen Konsulat in Berlin registriert werden. Der in Köln in deutscher und in französischer Sprache errichtete Ehevertrag kann mit dem deutschen Notarsiegel (ohne Apostille oder Legalisation) beim Konsulat vorgelegt und sodann im französischen Personenstandsregister (état civil) eingetragen werden. |
2. Erleichterter Echtheitsnachweis: Apostille
Eine Vielzahl von Ländern, darunter sämtliche Mitgliedstaaten der EU haben sich im Rahmen des Haager Apostillenübereinkommens zusammengeschlossen, um einen effizienten Echtheitsnachweis für den grenzüberschreitenden Urkundsverkehr zu gewährleisten.
Dieser Mechanismus funktioniert wie folgt: Auf der Ausfertigung bzw. beglaubigten Abschrift der in Köln errichteten Notarurkunde bestätigt der Präsident des Landgerichts Köln die Echtheit der notariellen Unterschrift einschließlich des Siegels und der Amtsbefugnis des Notars.
Vertragsstaaten des Haager Übereinkommens sind neben den Mitgliedstaaten der EU zum Beispiel Israel, Russland, die Türkei und die USA.
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Beispiel: Ein in Köln lebendes Ehepaar beabsichtigt, eine Ferienwohnung in Spanien zu kaufen. Falls das Ehepaar für die Beurkundung des Grundstückskaufvertrags nicht nach Spanien anreisen kann, benötigt der spanische Notar eine Grundstückserwerbsvollmacht, die in Köln in spanischer Sprache errichtet werden kann. Damit die Vollmacht in Spanien verwendet werden kann, ist die Ausfertigung der Notarurkunde mit der Apostille des Präsidenten des Landgerichts Köln zu versehen. |
3. Erschwerter Echtheitsnachweis: Legalisation
Soll eine deutsche Notarurkunde in einem Land vorgelegt wird, welches nicht Vertragspartei des Haager Apostillenübereinkommens ist, so wird der Echtheitsnachweis in der Regel in zwei Schritten erbracht:
a) Zwischenbeglaubigung der Notarurkunde durch den Präsidenten des Landgerichts Köln
b) Überbeglaubigung durch die zuständige Botschaft des Empfängerlandes in Deutschland
Eines solchen Verfahrens bedarf es beispielsweise für Notarurkunden, die in Marokko, Südafrika, Tunesien und in den Vereinigten Arabischen Emiraten vorgelegt werden sollen.
Für gewisse Länder bedarf es darüber hinaus einer sog. Endbeglaubigung durch das Bundesverwaltungsamt. Dies gilt beispielsweise für China (mit Ausnahme von Hongkong und Macau).
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Beispiel: Die in Köln ansässigen Geschäftsführer einer deutschen Muttergesellschaft müssen das Versammlungsprotokoll der tunesischen Tochtergesellschaft unterzeichnen und ihre Unterschrift notariell beglaubigen lassen. Unterschrift und Beglaubigung erfolgen vor einem deutschen Notar. Im Anschluss daran bedarf es der Zwischenbeglaubigung durch den Präsidenten des Landgerichts und schließlich der Überbeglaubigung durch die tunesische Botschaft in Deutschland. |
4. Bearbeitungsschritte und Gebühren
| Erforderliche Tätigkeiten | Gebühren |
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a) Dänemark/Frankreich/Italien/Österreich
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b) Staaten des Haager Apostillenübereinkommens: zusätzlich
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zusätzlich
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c) sonstige Staaten: zusätzlich
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zusätzlich
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Die Bearbeitungszeiten des Landgerichts Köln für Apostille und Zwischenbeglaubigung liegen erfahrungsgemäß zwischen ein bis drei Tagen.2
Anstatt unser Büro mit der Einholung der Apostille bzw. Zwischenbeglaubigung zu beauftragen, können Sie selbstverständlich die Unterlagen auch persönlich bei folgender Stelle abgeben und damit die notarielle Gebühr für die Einholung der Apostille iHv € 25,-- bzw. der Zwischenbeglaubigung iHv € 50,-- sparen:
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Landgericht Köln |
Öffnungszeiten: Montag - Freitag 8:00 bis 14:00 Uhr |
5. Nicht-notarielle Urkunden
Die vorstehenden Ausführungen gelten ausschließlich für Notarurkunden. Für behördliche Urkunden (z. B. Geburts-, Heirats-, Sterbeurkunden, Schulzeugnisse, Hochschulurkunden usw.) sind die Hinweise der zuständigen Bezirksregierung Köln hilfreich.3
1 Vgl. Hinweise des Bundesverwaltungsamts unter http://www.bva.bund.de/DE/Organisation/Abteilungen/Abteilung_II/Legalisation/merkblatt_endbeglaubigung.html
2 Vgl. Hinweise des Landgerichts Köln unter http://www.lg-koeln.nrw.de/aufgaben/060_dienste/030_apostillen_legalisationen/index.php
3 Vgl. http://www.bezreg-koeln.nrw.de/brk_internet/leistungen/abteilung02/21/apostillen/index.html
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